事毕回复,究竟有多重要?
日期:2019-01-09 浏览

我在带新人的时候,有个习惯:很多关于工作的小细节,不会明确地向新人提出来,而是在工作中留心观察。这也算是一个考核的方式吧。


这几年,比较有感触的一点就是,团队协作中,能力往往不是最重要的——绝大多数时候只要「够用」就可以了。反而是一些不起眼的小细节,可能会成为影响项目进度、团队业绩的关键因素。


这其中,非常重要的一点,就是事毕回复。


简而言之,上级分配一项任务给你,到了约定的时间,进度如何,有没有做完,做得怎么样,你得主动向上级汇报。


去年招过三四位很有能力的新人,在这一点上都不怎么留心。经常做着做着,一看排程表,发现之前交代给他们的活已经过了好几天,还没有回音,只好直接走过去找他们:之前那个XXX,做得怎么样了?


得到的往往是这样的答复:前天就做好了,现在在做另一个活……


我继续问:做好了为什么不及时跟我说一声?


他们露出无辜的表情:事情太多忘记了,您也没说啊……


这种事情发生过好几次。有几位经过敲打之后养成了这个习惯,有一位怎么都记不住,试用期结束后只能请他走人——当然不全是因为这个原因,但也占了一部分。


很多人觉得这是个小事,无关紧要,其实,这很重要。


为什么这么说呢?



1

为什么一定要主动汇报

因为老板实在是太忙了


从项目的角度来说,你手里可能同时有 2 - 3 个活,但上级手里同时要跟进的,可能是 20 个、 30 个——这是非常正常的情况。


就说我自己吧。忙起来的时候,待办清单上,每一天,都有超过 20 个事项需要跟进。最多的时候,几乎 90% 的时间都在开会。具体的工作安排,只能在开会的间隙,瞥一眼清单,然后快速吩咐下去。


在这种情况下,我什么时候分配给谁什么工作,要求什么时候回复,不可能全部都记得。就算记得,也很难在短时间内理清楚,衔接好,安排下去。


如果我交给你一个活,要求明天下午 5 点搞定,你做完了没有汇报,到了后天下午 5 点我才想起来——这中间整整的一天时间,就被浪费了。


因为,项目是一个复杂的系统,各个环节首尾相接、盘根错节,你这个任务没有完成,我就没办法安排下一个任务,下一个任务就没法启动。这中间的时间,就是不必要的延误。


别小看这不起眼的延误,一个几个月的项目,上百个子任务,每个延误一天,加起来,那就是个很可怕的数字。


所以,项目管理里面,专门有一个沟通管理,目的就是减少这些因为沟通而导致的延误。而这一种,就是最最低级的错误。


不要小看这种错误。在我经手的项目中,大多数的延误和偏差,其实都是由这种细微的失误造成的——而这些本来都是完全可以避免的。



2

事毕回复

是不给别人添麻烦的表现


团队协作中,最基本的素质,就是尽可能不给别人增加无谓的麻烦。


举个简单的例子,收到任何工作邮件,回复一个「已收到」,就是最基本的礼仪。如果你不这样做,别人就无从确定你是否收到了邮件、是否看到了邮件。如果邮件十分重要的话,他就得再一次跟你进行确认。一方面这增加了整个工作安排的「不确定性」(没有获得确定的反馈),一方面也增加了无谓的时间支出。


这种事情如果再三发生,是非常惹人讨厌的。这说明你是一个团队意识薄弱的人,不会站在别人的角度考虑。


事毕回复也是一样的。就算不考虑延误的时间,也尽量不要给别人添麻烦。


之前开过一次高层会议。 CEO 点名提问产品总监:上次让你安排的那个新功能怎么样了?产品总监回答:这个事情已经交代给了某某,我问一下。说着掏出手机准备给他发微信。 CEO 当时心情也不太好,当即脸一沉,训斥道:怎么搞的?都一个月了,你也不跟进一下?你都在忙什么?


显然,对于那位负责执行的产品经理来说,如果他主动一点,多汇报阶段进展,这种事情是完全可以避免的。


一个有着合格的团队意识的人,应该尽可能避免这种情况,这也是最基础的职场礼仪。



3

事毕回复

也是对自己的负责


如果你尊重自己的工作,最起码应该做到的,就是有始有终。


做完一件事情,汇报给上级,接受验收和审核,是工作的收尾阶段——如果没有执行这个阶段,这项工作其实是没有完成的。


很多事毕不回复的新人,也许多多少少存着这么一个小心思:晚一点汇报,留下的时间就更少一些,这样一来,即使工作做得不够好,上级也会看在时间紧迫的份上,睁一只眼闭一只眼,多半就可以这样将就过去。


但这样一来,损害的是什么呢?是整个团队的利益。


这也从另一个侧面说明了:你不够尽责,觉得自己的成果不够完美,多少还有疏漏之处。


用大白话来说,这就是「不靠谱」。


从长期来说,这对你的发展也是不利的。从上级的角度看,他当然希望重要的工作尽量安排给靠谱的人,能够全力跟进、及时汇报、杜绝一切可能出问题的情况。最起码,这个人得对自己的工作有足够的信心和责任感。


那么,你在团队之中,就很容易失去被委以重任的机会。


职场之中,有时候,对自己产生影响的,未必是能力,也许就是这些不起眼的小事。因为它们从侧面说明了你的工作态度和责任心。


那么,应该如何做到事毕回复呢?


其实非常简单,牢记三点就可以了。


1. 任何时候,上级安排给你的事情做完了,请通过正式渠道提交给他,附上下面这些东西:


执行情况:是否按照既定目标完成?

问题:截至目前存在什么问题?

建议:对这些问题有什么看法?

相关文件:上级需要的方案、报告、资料等。


一定要通过邮件的形式。一是永久存档,便于查阅和搜索;二是属于正式途径,可以跟日常的沟通和聊天分开。


2. 如果deadline到了,事情还没做完,也要进行汇报,包括:


进展和计划:目前做到哪一部分,还差多少?预计什么时候可以完成?

问题、建议、相关文件:同上。


3. 如果任务比较重要、期限较长(比如一个月),则需要进行定期的阶段汇报。汇报的内容同(2)。


这样做的目的,是让上级了解项目的进展,对整体的情况保持跟进,便于进行后续安排。